Woran erkenne ich ein Meeting, das überflüssig ist und gestrichen werden sollte?

Grundsätzlich sollten alle Meetings hinterfragt werden. Dabei sollte man sich in erster Linie die Regeltermine ansehen. Denn so ein Regeltermin ist schnell angesetzt. Es fällt jedoch wesentlich schwerer, ihn irgendwann wieder zu streichen – spätestens dann, wenn der ursprüngliche Anlass nicht mehr mit der Realität übereinstimmt.

Alle Teilnehmenden können dazu beitragen, die Sinnhaftigkeit eines Meetings zu prüfen. Sprechen Sie deshalb an, wenn Sie den Zweck eines Termins nicht mehr nachvollziehen können.

Was sind geeignete Formate, mit denen ich überflüssige Meetings ersetzen kann?

Soll ein Meeting nicht gestrichen werden, gilt es zu prüfen, ob es ersetzt werden kann. Mein Lieblingsmerksatz dazu: Wenn es nur darum geht, dass Informationen von A nach B fließen, dann braucht es dafür kein Meeting – also das gleichzeitige Zusammensein von mehreren Menschen. Asynchrone Zusammenarbeit ist hier eine Möglichkeit: Informationen werden geteilt und können zeitversetzt gelesen oder angesehen werden.

E-Mail, Slack oder Teams bieten Möglichkeiten, Informationen zu teilen. Bei schriftlicher Kommunikation fehlen allerdings Mimik und Gestik, wodurch Spielraum für Fehlinterpretationen entstehen kann. Eine weitere Möglichkeit sind Videoaufnahmen, in denen man sich selbst und den eigenen Bildschirm aufnimmt und die Aufnahme anschließend per Link teilt. Die Empfänger können selbst entscheiden, wann sie die Informationen ansehen.

Was macht aus Ihrer Erfahrung ein gelungenes Meeting aus?

Für mich ist die gemeinsame Arbeit an einem Thema mit dem Ziel, am Ende ein echtes Ergebnis zu haben, entscheidend. Dazu gibt es zahlreiche Werkzeuge. Ich möchte eines davon hervorheben: die Moderation. Eine Rolle, die oft wie selbstverständlich von der Führungskraft erwartet, aber nicht wahrgenommen wird. Die Moderation sorgt dafür, dass das Meeting einen eindeutigen Startpunkt hat, zum Beispiel so: „Ich bin Jochen und moderiere heute das Meeting. Uns erwarten heute die folgenden Punkte: X, Y, Z. Wir starten gleich mit dem ersten Punkt auf unserer Agenda: X. Dafür übergebe ich das Wort an Maria.“

Im weiteren Verlauf gehören das Zeitmanagement und der Überblick über Redebeiträge und Wortmeldungen zu den Aufgaben der Moderation. Zum Schluss sorgt der Moderator dafür, dass klar ist, wer was bis wann zu erledigen hat. Allein das Bewusstsein dafür, wer moderiert, macht einen großen Unterschied für die Qualität des Meetings. Natürlich sind das die Basics eines Themas, mit dem man sich lange und intensiv beschäftigen kann.

Welche Beobachtungen haben Sie bei der Arbeit am Buch zur Meeting-Kultur gemacht?

In meinen Gesprächen für das Buch habe ich häufig gehört: Wir haben zu viele Meetings, und viele bringen in ihrer jetzigen Form wenig Nutzen. Verändert hat sich daran trotzdem oft wenig. Das Bewusstsein für das Problem allein reicht also noch nicht aus, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Was waren für Sie bei der Beschäftigung mit dem Thema die größten Überraschungen?

Die größte Überraschung war, wie sehr schlechte Meetings einfach hingenommen werden. Ich nenne das „Meeting-Resilienz“: die Fähigkeit, mit offenen Augen abzuschalten und Meetings auszuhalten, obwohl sie schlecht geplant und moderiert werden, ständig zu spät anfangen oder die Einladungen ohne Agenda versendet werden.

Auch wenn sich Verbesserungen nicht direkt in Umsatzzahlen widerspiegeln, lohnt sich aus meiner Sicht der Blick auf die Qualität der Meetings und darauf, wie die Mitarbeitenden die Zusammenarbeit erleben.