Tipps rund um die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse

Herausforderung und Ziele

Die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse ist heute unerlässlich, um effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. Ein gezielter Blick auf die Möglichkeiten, bestehende Abläufe zu optimieren und zu automatisieren, lohnt sich aus mehreren Gründen. Die Digitalisierung erleichtert Arbeitsabläufe, indem zeitaufwendige Aufgaben automatisiert und Prozesse beschleunigt werden, was gleichzeitig die Fehlerquote senkt. Dadurch können Mitarbeiter entlastet und produktiver eingesetzt werden und Entscheidungen dank Echtzeitdaten schneller und effizienter getroffen werden. Darüber hinaus unterstützen digitale Lösungen die Einhaltung diverser gesetzlicher Vorgaben wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) oder sind schlichtweg verpflichtend wie die E-Rechnung. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)I wird kaufmännische Prozesse in nächster Zeit noch weiter beschleunigen.

Welche Prozesse können digitalisiert werden?

Die Bandbreite der kaufmännischen Prozesse, die durch digitale Lösungen verbessert werden können, ist groß. Dazu gehören unter anderem:

• Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung: Automatische Erfassung und Buchung von Belegen, E-Rechnungen, digitale Besteuerungsverfahren.
• Personalverwaltung: Digitale Zeiterfassung, automatisierte Gehaltsabrechnungen, papierlose Personalakten.
• Management und Controlling: Datenbasierte Analyse- und Entscheidungstools, Automatisierung von Berichten.
• Interne Kommunikation und Zusammenarbeit: Nutzung digitaler Plattformen für projektübergreifende Zusammenarbeit und Wissensmanagement.
• Dokumentenmanagement: Aufbau eines papierlosen Büros durch digitale Archivierungssysteme.
• Marketing: Effizientere Content-Erstellung mit KI-Lösungen wie ChatGPT.
• Projektmanagement: Nutzung digitaler Tools für Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten.

Informationen

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt.

Digitalisierung strategisch denken

Die Digitalisierung bringt einige Herausforderungen mit sich, die eine strategische Herangehensweise erfordern. Bestehende und zukünftige Systeme müssen aufeinander abgestimmt werden, während gleichzeitig veraltete Software modernisiert oder durch flexible, moderne Lösungen ersetzt wird. Zudem bietet die Digitalisierung die Gelegenheit, Prozesse grundlegend zu überdenken, wobei es entscheidend ist, Mitarbeiter aktiv einzubinden und auf die Veränderungen vorzubereiten, um ihre Akzeptanz und Motivation zu fördern.

Tools und Methoden

Digi-Check Potenziale aufdecken

Schon kleine Maßnahmen können die Digitali­sierung Ihres Unter­nehmens auf ein neues Level bringen. Mit dem kostenlosen DIGI-Check des Landes Hessen finden Sie heraus, wo Sie beim Thema Digitali­sierung stehen — und wo es bei Ihnen Handlungs­bedarf gibt. Sie erhalten dann kosten­frei einen ausführlichen Report mit konkreten Empfehlungen.

Netzwerke / Austausch

Im Arbeitskreis Smart Company tauschen sich Führungskräfte darüber aus, wie ihnen Digitalisierungsprojekte geholfen haben Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu sparen und Produkte und Services zu verbessern. Auf Augenhöhe und praxisnah.

Best-Practices

• RKW-Projektbeispiele aus verschiedenen Branchen im Bereich Digitalisierung
• „Wirtschaftsdialoge, 6/2024: Künstliche Intelligenz lernt und passt sich an“
• „Mittelstadt-Digital Zentrum Darmstadt: Anwendungsbeispiele“

Fördermittel

Wo fängt man an, wie setzt man ein Projekt um, wie finanziert man eine Digitalisierungslösung und wie setzt man die Änderung durch und nimmt die Mitarbeiter mit? Dank öffentlicher Förderprogramme können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen Unterstützung erhalten in Form von Zuschüssen für Beratungsleistungen und/oder für Investitionen in Hardware, Software oder IT-Sicherheit. Eine Auswahl passender Förderprogramme rund um das Thema Digitalisierung finden Sie hier.

Beratung

Sind Sie auf der Suche nach Unterstützung – bei der Digitalisierung, IT-Sicherheit, einem Innovationsvorhaben oder Gründung Ihres Unternehmens? Wir bieten Ihnen mit unserem Expertennetzwerk eine unabhängige, kostenfreie Erstberatung.