Zehn Tipps gegen den E-Mail-Frust – So kanalisieren Sie die E-Mail-Flut
Den meisten von uns wird der Segen der schnellen Kommunikation über die elektronischen Medien in der täglichen Arbeit leider zum Fluch. Ständig klingelt das Handy, das E-Mail-Programm macht „Ping!“ und schon sind wir wieder von der schon dreimal begonnenen Arbeit abgelenkt. Zehn naheliegende Tipps helfen Ihnen, den täglichen Ansturm zu beherrschen.
1. Hingehen statt mailen
Es ist so gut wie vergessen: Oft ist ein Griff zum Telefon mindestens genauso schnell. Oder Sie gehen einfach in das Nebenbüro, anstatt sich mit der Formulierung einer Anfrage aufzuhalten. Das erspart oft langwierige Hin– und Rückfragen. Außerdem kommen Sie ein wenig in Bewegung und verabreden sich bei der Gelegenheit vielleicht zum Mittagessen.
2. Absprachen treffen
Immer wieder kommt es vor, dass Informationen im großen Verteiler versendet werden, obwohl sie nur für bestimmte Kollegen relevant sind. Also überlegen Sie, wen es wirklich angeht. Wenn es um allgemeine Informationen geht, schiebt man diese in einen gemeinsamen elektronischen Ordner. Oder Sie installieren an einem für alle zugänglichen Ort ein reales Schwarzes Brett. Neue Informationen bekommt so auch der Kollege, der nicht den ganzen Tag am PC sitzt.
3. Prioritäten setzen
Nicht jede E-Mail ist so wichtig, dass Sie diese mit höchster Priorität versenden müssen. Nehmen Sie die Bereitschaft zur Zusammenarbeit Ihrer Kollegen ernst. Die werden schon antworten. Außerdem ist das Ausrufezeichen für Fälle reserviert, die wirklich dringend sind und nur dann entsprechende Aufmerksamkeit erhalten.
4. Zuständigkeiten definieren
Je weniger die Zuständigkeiten im Unternehmen geklärt sind, desto häufiger werden E-Mails durch die ganze Firma geschickt. Besser ist es, für alle zu klären, wer die einzelnen Themen bearbeitet. Das geschieht über ein Organigramm, das allen zur Verfügung steht. Die meisten Fragen werden so effizienter beantwortet und niemand wird durch das Lesen unwichtiger E-Mails genervt und abgelenkt.
5. Eingehende Mails filtern
Zusätzlich zu den gängigen Spamfiltern bieten die E-Mail-Programme die Möglichkeit, Filter einzusetzen. Einmal eingerichtet, ordnen diese Ihre Eingänge automatisch bestimmten Absendern oder Themen zu. So wird schon optisch die Spreu vom Weizen getrennt, ohne dass Ihre Aufmerksamkeit beansprucht wird.
6. Newsletter abbestellen
Die meisten Newsletter versprechen einen Nutzen, den sie definitiv nicht haben. Statt diese immer wieder wegzuklicken, melden Sie sich ein für alle Mal ab. Das ist heute meistens über einen Link im Newsletter möglich. Newsletter, die Sie wirklich benötigen, filtern Sie in Ihren neuen Newsletter-Ordner (siehe oben).
7. Das Postfach aufräumen
Viele Postfächer schwellen zügig in die Tausenderbereiche an. Nehmen Sie sich regelmäßig die Zeit, den Posteingang aufzuräumen. Wichtige Kontakte speichert man am vorgesehenen Ort, zu bearbeitende Themen wandeln Sie zu Aufgaben in Ihrem Kalender um. Der Rest landet dort, wo er hingehört: Im Papierkorb!
8. Sofort antworten
Viele Anfragen erfordern keinerlei oder geringe Recherche. Beantworten Sie diese sofort, sind sie erledigt. Sie müssen sie nicht mehrmals lesen. Und der Kollege freut sich über Ihre kompetente Antwort.
9. Nicht ständig E-Mails abrufen
Schielen Sie nicht ständig auf den Posteingang. Bestimmen Sie feste Zeiten, zu denen E-Mails bearbeitet werden. Abhängig von Ihrem Job kann es schon reichen, sich morgens und gegen Feierabend einen angemessenen Zeitraum für die Bearbeitung der E-Mails zu reservieren. In der Zwischenzeit widmen Sie sich konzentriert Ihren Projekten oder „großen Themen“, die so lange untergegangen sind.
10. Privat einfach mal abschalten
Ein letzter Rat: Wenden Sie die gleichen Regeln auch privat an. Das Wochenende ist zu kostbar, um es mit dem Versand von unnötigen E-Mails zu verschwenden, die auch Ihren Freunden und Bekannten die Zeit stehlen.
Sebastian Reimer
Lean Service Institut
61381 Friedrichsdorf
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