Zehn Tipps gegen den E-Mail-Frust - So kanalisieren Sie die E-Mail-Flut

Den meis­ten von uns wird der Segen der schnel­len Kom­mu­ni­ka­tion über die elek­tro­ni­schen Medien in der täg­li­chen Arbeit lei­der zum Fluch. Stän­dig klin­gelt das Handy, das E-Mail-Programm macht „Ping!“ und schon sind wir wie­der von der schon drei­mal begon­ne­nen Arbeit abge­lenkt. Zehn nahe­lie­gende Tipps hel­fen Ihnen, den täg­li­chen Ansturm zu beherr­schen.

1. Hin­ge­hen statt mai­len
Es ist so gut wie ver­ges­sen: Oft ist ein Griff zum Tele­fon min­des­tens genauso schnell. Oder Sie gehen ein­fach in das Neben­büro, anstatt sich mit der For­mu­lie­rung einer Anfrage auf­zu­hal­ten. Das erspart oft lang­wie­rige Hin- und Rück­fra­gen. Außer­dem kom­men Sie ein wenig in Bewe­gung und ver­ab­re­den sich bei der Gele­gen­heit viel­leicht zum Mit­tag­es­sen.
2. Abspra­chen tref­fen
Immer wie­der kommt es vor, dass Infor­ma­tio­nen im gro­ßen Ver­tei­ler ver­sen­det wer­den, obwohl sie nur für bestimmte Kol­le­gen rele­vant sind. Also über­le­gen Sie, wen es wirk­lich angeht. Wenn es um all­ge­meine Infor­ma­tio­nen geht, schiebt man diese in einen gemein­sa­men elek­tro­ni­schen Ord­ner. Oder Sie instal­lie­ren an einem für alle zugäng­li­chen Ort ein rea­les Schwar­zes Brett. Neue Infor­ma­tio­nen bekommt so auch der Kol­lege, der nicht den gan­zen Tag am PC sitzt.
3. Prio­ri­tä­ten set­zen
Nicht jede E-Mail ist so wich­tig, dass Sie diese mit höchs­ter Prio­ri­tät ver­sen­den müs­sen. Neh­men Sie die Bereit­schaft zur Zusam­men­ar­beit Ihrer Kol­le­gen ernst. Die wer­den schon ant­wor­ten. Außer­dem ist das Aus­ru­fe­zei­chen für Fälle reser­viert, die wirk­lich drin­gend sind und nur dann ent­spre­chende Auf­merk­sam­keit erhal­ten.
4. Zustän­dig­kei­ten defi­nie­ren
Je weni­ger die Zustän­dig­kei­ten im Unter­neh­men geklärt sind, desto häu­fi­ger wer­den E-Mails durch die ganze Firma geschickt. Bes­ser ist es, für alle zu klä­ren, wer die ein­zel­nen The­men bear­bei­tet. Das geschieht über ein Orga­ni­gramm, das allen zur Ver­fü­gung steht. Die meis­ten Fra­gen wer­den so effi­zi­en­ter beant­wor­tet und nie­mand wird durch das Lesen unwich­ti­ger E-Mails genervt und abge­lenkt.
5. Ein­ge­hende Mails fil­tern
Zusätz­lich zu den gän­gi­gen Spam­fil­tern bie­ten die E-Mail-Programme die Mög­lich­keit, Fil­ter ein­zu­set­zen. Ein­mal ein­ge­rich­tet, ord­nen diese Ihre Ein­gänge auto­ma­ti­sch bestimm­ten Absen­dern oder The­men zu. So wird schon opti­sch die Spreu vom Wei­zen getrennt, ohne dass Ihre Auf­merk­sam­keit bean­sprucht wird.
6. News­let­ter abbe­stel­len
Die meis­ten News­let­ter ver­spre­chen einen Nut­zen, den sie defi­ni­tiv nicht haben. Statt diese immer wie­der weg­zu­kli­cken, mel­den Sie sich ein für alle Mal ab. Das ist heute meis­tens über einen Link im News­let­ter mög­lich. News­let­ter, die Sie wirk­lich benö­ti­gen, fil­tern Sie in Ihren neuen Newsletter-Ordner (siehe oben).
7. Das Post­fach auf­räu­men
Viele Post­fä­cher schwel­len zügig in die Tau­sen­der­be­rei­che an. Neh­men Sie sich regel­mä­ßig die Zeit, den Post­ein­gang auf­zu­räu­men. Wich­tige Kon­takte spei­chert man am vor­ge­se­he­nen Ort, zu bear­bei­tende The­men wan­deln Sie zu Auf­ga­ben in Ihrem Kalen­der um. Der Rest lan­det dort, wo er hin­ge­hört: Im Papier­korb!
8. Sofort ant­wor­ten
Viele Anfra­gen erfor­dern kei­ner­lei oder geringe Recher­che. Beant­wor­ten Sie diese sofort, sind sie erle­digt. Sie müs­sen sie nicht mehr­mals lesen. Und der Kol­lege freut sich über Ihre kom­pe­tente Ant­wort.
9. Nicht stän­dig E-Mails abru­fen
Schie­len Sie nicht stän­dig auf den Post­ein­gang. Bestim­men Sie feste Zei­ten, zu denen E-Mails bear­bei­tet wer­den. Abhän­gig von Ihrem Job kann es schon rei­chen, sich mor­gens und gegen Fei­er­abend einen ange­mes­se­nen Zeit­raum für die Bear­bei­tung der E-Mails zu reser­vie­ren. In der Zwi­schen­zeit wid­men Sie sich kon­zen­triert Ihren Pro­jek­ten oder „gro­ßen The­men“, die so lange unter­ge­gan­gen sind.
10. Pri­vat ein­fach mal abschal­ten
Ein letz­ter Rat: Wen­den Sie die glei­chen Regeln auch pri­vat an. Das Wochen­ende ist zu kost­bar, um es mit dem Ver­sand von unnö­ti­gen E-Mails zu ver­schwen­den, die auch Ihren Freun­den und Bekann­ten die Zeit steh­len.

Sebas­tian Rei­mer
Lean Ser­vice Insti­tut
61381 Fried­richs­dorf

 

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