Besser Kommunizieren mit Videokonferenzen?

Wir erin­nern uns: Den März 2020 benö­tig­ten Unter­neh­men dazu, die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen für das Home­of­fice ein­zu­rich­ten. Dann wur­den aus dem, was zahl­rei­che Unter­neh­men vor 3 Mona­ten bis­her noch skep­ti­sch beäugt hat­ten, eine Selbst­ver­ständ­lich­keit: Mee­tings, Kon­fe­ren­zen und immer häu­fi­ger auch Work­shops wer­den als Video­kon­fe­renz durch­ge­führt.

Nach anfäng­li­chen Schwie­rig­kei­ten mit der Software-Bedienung, Aus­rüs­tung der Hard­ware und Ein­rich­tung des Heim­ar­beits­plat­zes wer­den Kol­le­gen und Mit­ar­bei­ter immer siche­rer im Umgang mit den Werk­zeu­gen von Video­kon­fe­ren­zen. Man könnte sagen: “Es läuft.”

Nach­richt rich­tig inter­pre­tie­ren

Doch wer den gan­zen Tag in Video­kon­fe­ren­zen war, wird schnell fest­stel­len, dass das glei­che Pen­sum im Büro weni­ger anstren­gend ist. Denn die neue Art der Geschäfts­kom­mu­ni­ka­tion benö­tigt eine höhere Auf­merk­sam­keit. Das hat damit zu tun, dass wir es als soziale Lebe­we­sen gewohnt sind, Signale wie Mimik, Ges­tik oder auch Into­na­tion zusätz­lich zum Inhalt des gespro­che­nen Wor­tes unbe­wusst zu inter­pre­tie­ren. Erst durch ihre Kom­bi­na­tion kön­nen wir die “wahre” Nach­richt ablei­ten.

Kann nun eines der Signale auf­grund der Über­tra­gung (Video­kon­fe­renz) nicht so gut gedeu­tet wer­den, müs­sen wir uns stär­ker kon­zen­trie­ren und unser Gehirn muss mehr Ener­gie auf­wen­den, um die Nach­richt zu ent­schlüs­seln. Die drei fol­gen­den Bei­spiele ver­deut­li­chen das:

Mee­ting mit Darth Vader

Ich erlebe momen­tan, dass Teil­neh­mer immer häu­fi­ger ihre Kamera aus­stel­len. Ange­zeigt wer­den die Pro­fil­fo­tos, falls diese vor­han­den sind. Schlim­mer jedoch als kein Pro­fil­foto sind Ava­tar­bil­der, die im pri­va­ten Modus sicher lus­tig sind. Nur wer möchte im Geschäfts­kon­text ein Mee­ting mit Darth Vader oder Bart Simpson haben? Sieht der Spre­cher zudem die ande­ren Teil­neh­mer nicht, mode­riert er quasi in ein schwar­zes Loch hin­ein - ohne visu­elle, soziale Inter­ak­tion. Er muss sich deut­lich mehr anstren­gen und kann die Reak­tion der Teil­neh­mer schlecht deu­ten. Das Mee­ting wird inef­fek­ti­ver. Schaf­fen Sie daher Erkennt­nis und stel­len Sie einen Ver­hal­tens­ko­dex mit ihrem Team auf, so dass Mit­ar­bei­ter nach Mög­lich­keit die Video­ka­mera anschal­ten aber min­des­ten ein Pro­fil­foto ver­wen­den.

Der india­ni­sche Sprech­stein

In der Dis­kus­sion ohne Video­kon­fe­renz erken­nen wir auf­grund der Mimik und der Stimm­lage, wann ein Bei­trag in einer Dis­kus­sion sich dem Ende neigt. In der Video­kon­fe­renz ist das schwie­ri­ger. Es wird sich daher häu­fi­ger ins Wort gefal­len - ohne Absicht natür­lich. Auf die Dauer kann das sehr kräf­te­zeh­rend sein. Ver­ein­ba­ren Sie daher ein Wort oder eine Geste, die anzeigt, wann der Wort­bei­trag zu Ende ist. So kön­nen Sie einen Gegen­stand in die Kamera hal­ten solange Sie spre­chen - ganz ähn­lich wie der Sprech­stein bei India­nern.

Weni­ger ist mehr

Her­kömm­li­che Mee­tings und Ter­mine wur­den frü­her für 60 - 90 Minu­ten ver­ein­bart. Selbst nach die­ser Zeit fühl­ten sich die Teil­neh­mer noch fit im Büro. Video­kon­fe­ren­zen hin­ge­gen (ver-) brau­chen mehr geis­tige Auf­merk­sam­keit. Die tech­ni­sche Bar­riere und die dadurch ent­ste­hen­den man­gelnde Inter­pre­ta­ti­ons­mög­lich­kei­ten in der Kom­mu­ni­ka­tion sind der Grund dafür. Redu­zie­ren Sie daher Video­kon­fe­ren­zen auf maxi­mal 30 - 45 Minu­ten, damit die Teil­neh­men­den Ergeb­nisse ver­ar­bei­ten kön­nen oder Zeit für eine Bio­pause bis zum nächs­ten Mee­ting haben.

Retro­spek­ti­ven mit dem Team

Unter­neh­men haben erkannt, dass aus der Not­wen­dig­keit von Video­kon­fe­ren­zen ein Poten­zial ent­stan­den ist. Sie wer­den aus dem Geschäfts­all­tag nicht mehr weg­zu­den­ken sein. Als wich­ti­ger Teil der Unter­neh­mens­kul­tur sollte das Durch­füh­ren von Video­kon­fe­ren­zen daher eine beson­dere Wert­schät­zung erfah­ren, damit sich gerade jetzt schlechte Gewohn­hei­ten nicht ein­schlei­fen. Trai­nings, Best Prac­tices aber auch die gemein­same Ent­wick­lung eines Ver­hal­tens­ko­dex gehö­ren dazu.

Wem das zu lange dau­ert kann im Klei­nen sofort begin­nen: Wie in der agi­len Software-Entwicklung, emp­fiehlt es sich von Zeit zu Zeit eine soge­nannte Retro­spek­tive durch­zu­füh­ren. Ganz nach dem Motto:

  • Was läuft gut bei unse­ren Video­kon­fe­ren­zen?
  • Was kön­nen wir ein­fach und schnell ver­bes­sern?
  • Was wäre ideal für alle Teil­neh­mer?

Wei­tere Tipps

 

Jens Both­mer, Inno­va­ti­ons­be­ra­ter im Rhein Main Gebiet und Trai­ner bei IHK Hes­sen inno­va­tiv. Seine Schwer­punkte sind Design Thin­king, Digi­tale Col­la­bo­ra­tion und Change Manage­ment.