Lean in der Administration ist eine große Herausforderung
Im Produktionsprozess ist ´Lean Management´ seit vielen Jahren eine etablierte Methode, denn die Befürworter wissen aus eigener Erfahrung um die offensichtlichen Vorteile und Erfolge von LEAN. Doch was meinen wir, wenn wir von Lean als ganzheitlicher Unternehmensphilosophie sprechen? Dann wollen wir die Prinzipien des Lean Management auf die Administration anwenden. Denn auch in der Verwaltung sind Potenziale enthalten, die eine Effizienzsteigerung durch Verschlankung ermöglichen.
Was unterscheidet Lean Administration von Lean Production?
- Die Abläufe in der Administration sind weniger transparent und weisen weniger Standards auf.
- Deshalb ist es auch schwieriger, ihren Anteil an der Wertschöpfung festzulegen.
- Die real stattfindende Verschwendung liegt nicht so offen zu Tage.
- Die Abläufe sind nicht so einfach zu messen wie in der Produktion.
- Zeitpuffer und Bestände schaden der Effizienz der Verwaltung.
- Lean trifft in der Administration auf schwer durchschaubare und komplexe Prozesse und gestaltet sich daher langwieriger und anstrengender als in der Fertigung.
Trotzdem ist Lean in der Administration sinnvoll und trifft auf großes Potenzial.
Steigende Gemeinkosten zeigen: Außer den offensichtlichen Verbesserungsmöglichkeiten sind die vielfältigen Facetten der verdeckten Verschwendung von großer Relevanz. Immer mehr Aktivitäten sind dem Bereich der Gemeinkosten zuzurechnen. Trotzdem werden in Phasen der Rezession die Gemeinkostenbereiche nicht in gleichem Maße gestrafft wie die Produktion. Allgemein ist jedoch zu beobachten, dass die Positionierung der Unternehmen am Markt immer stärker von Leistungen abhängt, die nicht der Produktion, sondern der Administration zugeordnet sind.
In diesen Bereichen der Administration tritt die Verschwendung von Zeit und Ressourcen auf:
• Überflüssige Informationen, die zu unproduktiven Abläufen führen
• Unerledigte Aufgaben
• Redundante Aktivitäten
• Mangelnder Informationstransfer
• Ausstehende Entscheidungen anderer Bereiche
• Aufwändige und langwierige Rückfragen
• Mangelnde Organisation und Standardisierung der Abläufe
• Ungenügende Nutzung der vorhandenen Potenziale der Mitarbeiter
So sehen die Ergebnisse aus, wenn die Grundsätze des Lean sich in der Administration durchsetzen
• Verbesserung der Effizienz in der Administration
• Kürzere Durchlaufzeiten
• Überflüssige Schnittstellen entfallen
• Höhere Verbindlichkeit und Verantwortung in der Aufgabenerledigung
• Transparente Information und Kommunikation auf Augenhöhe
• Die Kundenzufriedenheit steigt sowohl intern als auch extern
• Damit steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter
Die Verschlankung der Prozesse
Hauptziel bei der Einführung von Lean in der Administration ist die Vereinfachung und Optimierung der Abläufe. Wie in der Produktion ist dazu die Einbeziehung jedes einzelnen Mitarbeiters erforderlich. Dazu gehört die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeit durch die Durchsetzung der Firmenphilosophie, die es ermöglicht, auf sich ändernde Strukturen und Anforderungen des Marktes schnell und richtig zu reagieren. Das funktioniert auf die Dauer umso besser, je mehr die Mitarbeiter gemeinsam mit der Führung bestehende Strukturen und Prozesse hinterfragen und optimieren.
Der Startschuss für die Etablierung der Lean Administration
Um alle Anforderungen der Kunden und des Marktes zu erfüllen gilt es sich über die vorhandenen Potenziale klar zu werden. Wenn man zunächst die angestrebten Ziele definiert, ist es möglich, die Prozesse zu optimieren und die Methoden, die Lean Management zur Verfügung stellt, zu integrieren.
Erstaunliche Fortschritte mithilfe von Lean Administration sind statistisch belegt.
Wir haben in unseren Seminaren zum Lean Management eine Studie des Fraunhofer IPT vorgestellt. Hauptergebnis der Studie ist, dass in den untersuchten Unternehmen durch die Implementierung des Lean Management eine Erhöhung der Effizienz um 34 % erreicht worden ist. Das kann sich im betrachteten Zeitraum von nur zwei Jahren wahrlich sehen lassen. Zu erreichen ist diese durch optimal gestaltete Abläufe, die täglich gelebt werden. Sowenig Schnittstellen wie möglich, transparente Kommunikation und (selbst)disziplinierte Teamarbeit sind die Eckpunkte einer täglichen Verbesserungskultur. Die kontinuierliche Durchführung eines exakten Performancemanagement gewährleistet die Aufdeckung von Mängeln und damit eine stetige Optimierung.
Sebastian Reimer
Lean Service Institut
Reimer Improve Management GmbH
