Lean Office

Auch in Büro­be­rei­chen eines Unter­neh­mens kön­nen Lean-​​Methoden für mehr Effi­zi­enz sor­gen.
Doch was genau bedeu­tet Lean im Office? Ganz kurz und knapp gesagt bedeu­tet Lean im Office Pro­zess­ver­bes­se­rung in allen Admi­nis­tra­ti­ven Berei­chen und nach­hal­tige Siche­rung der Pro­zesse.
Die meis­ten Pro­zesse inner­halb der Admi­nis­tra­tion kön­nen meist trans­pa­ren­ter und schlan­ker gestal­tet wer­den. Auf diese Weise wer­den Ver­schwen­dun­gen von Res­sour­cen und Feh­ler sicht­bar und kön­nen besei­tigt wer­den. Damit dies gelingt, ist zunächst ein Wan­del in der Unter­neh­mens­kul­tur erfor­der­lich, bei dem alle Mit­ar­bei­ter eines Unter­neh­mens mit­zie­hen und sich auf die bevor­ste­hen­den Ver­än­de­run­gen ein­las­sen müs­sen. Denn nur wer seine Denk– und Hand­lungs­weise lang­fris­tig nach den Lean-​​Methoden umstellt, wird dau­er­haft erfolg­reich sein.

In der Pro­duk­tion haben sich die Lean Metho­den bereits fest eta­bliert. Der Auto­mo­bil­her­stel­ler Toyota war eines der ers­ten Unter­neh­men, die ein Lean Produktions-​​System (TPS) ein­ge­führt haben, um jeg­li­che Art der Ver­schwen­dung zu ver­mei­den. Arbeits­ab­läufe und Pro­zesse wur­den unter die Lupe genom­men und opti­miert, auf diese Art und Weise konn­ten große Erfolge erzielt wer­den. Viele wei­tere Unter­neh­men haben dar­auf­hin an diese Erfolge anknüp­fen wol­len und sich der Lean-​​Bewegung ange­schlos­sen – mit Erfolg.
Diese Unter­neh­men per­fek­tio­nie­ren ihre Pro­zesse stän­dig aufs Neue und sor­gen somit für eine kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung, mehr Effi­zi­enz und eine gestei­gerte Pro­duk­ti­vi­tät, hier­bei kon­zen­trie­ren sie sich aus­schließ­lich wie wert­schöp­fend die Pro­zesse sind. Nicht jeder Pro­zess ist ein wert­schöp­fen­der Pro­zess, den es sich lohnt zu opti­mie­ren.

Und wie lässt sich das Ganze auf die admi­nis­tra­ti­ven Berei­che über­tra­gen?
Es ist egal, um wel­chen Pro­zess es sich han­delt, den zum Bei­spiel inter­nen Pro­zess zur Bestel­lung von Büro­ma­te­rial oder den Pro­zess der Kun­den­an­frage (extern). Unter­neh­men soll­ten sich im Kla­ren sein, das es um Infor­ma­tio­nen geht, die ver­ar­bei­tet wer­den müs­sen und die häu­fig feh­ler­haft behan­delt wer­den. Es ist somit wich­tig genau zu defi­nie­ren, wie die Arbeits­ab­läufe in der Admi­nis­tra­tion von Stat­ten gehen und wo sich ver­meint­lich die meis­ten Feh­ler­quel­len und Ver­schwen­dung ein­schlei­chen. Mit­hilfe einer IST-​​Aufnahme der lau­fen­den Pro­zesse und eines Pro­zess­map­pings wer­den diese Feh­ler­quel­len und Ver­schwen­dun­gen auf­ge­deckt.

Wäh­rend einer Lean-​​Einführungsphase sind externe Bera­ter sicher­lich von Vor­teil, lang­fris­tig sollte man als Unter­neh­men auf interne, spe­zi­ell aus­ge­bil­dete Lean Ser­vice Mana­ger set­zen. Der Bera­ter wird mit ver­schie­de­nen Lean-​​Methoden das Unter­neh­men auf die wich­ti­gen Stel­len len­ken. Die lang­fris­tige Ver­än­de­rung jedoch kann nur im Unter­neh­men mit jedem ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter gesche­hen.
So unter­schied­lich die Men­schen sind, so unter­schied­lich sind die Unter­neh­men und Bran­chen in den sie arbei­ten. Lean Ser­vice Mana­ger egal in wel­cher Bran­che, beglei­ten und brin­gen die Umset­zung der Lean-​​Kultur in Unter­neh­men voran. Sie sind Metho­den­ex­per­ten und ein Garant einer erfolg­rei­chen Opti­mie­rung im Sinne der Lean-​​Kultur. Denn in jedem Ver­än­de­rungs­pro­zess ist die Kom­bi­na­tion von Erfah­rungs­wis­sen aus der Orga­ni­sa­tion mit struk­tu­rier­ten Metho­den und Lean-​​Herangehensweisen ein nicht zu unter­schät­zen­der Erfolgs­fak­tor.
Das ein­fühl­same Instal­lie­ren einer neuen Unter­neh­mens­kul­tur gelingt umso bes­ser, je mehr die beste­hende Kul­tur, die ja ihre lange Geschichte hat, berück­sich­tigt und ein­be­zo­gen wird.

Wie kön­nen auch Sie von einem Lean Ser­vice Mana­ger pro­fi­tie­ren?


In Koope­ra­tion mit IHK Hes­sen inno­va­tiv haben wir den Zer­ti­fi­kats­lehr­gang (IHK) zum Lean Ser­vice Mana­ger ent­wi­ckelt. Nut­zen Sie die Mög­lich­keit für ein unver­bind­li­ches Bera­tungs­ge­spräch und ver­ein­ba­ren Sie Ihren Ter­min unter www​.lean​-ser​vice​-mana​ger​.de

Autor: Sebas­tian Rei­mer, Lean Ser­vice Insti­tute – Fried­richs­dorf