Lean Office
Auch in Bürobereichen eines Unternehmens können Lean-Methoden für mehr Effizienz sorgen.
Doch was genau bedeutet Lean im Office? Ganz kurz und knapp gesagt bedeutet Lean im Office Prozessverbesserung in allen Administrativen Bereichen und nachhaltige Sicherung der Prozesse.
Die meisten Prozesse innerhalb der Administration können meist transparenter und schlanker gestaltet werden. Auf diese Weise werden Verschwendungen von Ressourcen und Fehler sichtbar und können beseitigt werden. Damit dies gelingt, ist zunächst ein Wandel in der Unternehmenskultur erforderlich, bei dem alle Mitarbeiter eines Unternehmens mitziehen und sich auf die bevorstehenden Veränderungen einlassen müssen. Denn nur wer seine Denk– und Handlungsweise langfristig nach den Lean-Methoden umstellt, wird dauerhaft erfolgreich sein.
In der Produktion haben sich die Lean Methoden bereits fest etabliert. Der Automobilhersteller Toyota war eines der ersten Unternehmen, die ein Lean Produktions-System (TPS) eingeführt haben, um jegliche Art der Verschwendung zu vermeiden. Arbeitsabläufe und Prozesse wurden unter die Lupe genommen und optimiert, auf diese Art und Weise konnten große Erfolge erzielt werden. Viele weitere Unternehmen haben daraufhin an diese Erfolge anknüpfen wollen und sich der Lean-Bewegung angeschlossen – mit Erfolg.
Diese Unternehmen perfektionieren ihre Prozesse ständig aufs Neue und sorgen somit für eine kontinuierliche Verbesserung, mehr Effizienz und eine gesteigerte Produktivität, hierbei konzentrieren sie sich ausschließlich wie wertschöpfend die Prozesse sind. Nicht jeder Prozess ist ein wertschöpfender Prozess, den es sich lohnt zu optimieren.
Und wie lässt sich das Ganze auf die administrativen Bereiche übertragen?
Es ist egal, um welchen Prozess es sich handelt, den zum Beispiel internen Prozess zur Bestellung von Büromaterial oder den Prozess der Kundenanfrage (extern). Unternehmen sollten sich im Klaren sein, das es um Informationen geht, die verarbeitet werden müssen und die häufig fehlerhaft behandelt werden. Es ist somit wichtig genau zu definieren, wie die Arbeitsabläufe in der Administration von Statten gehen und wo sich vermeintlich die meisten Fehlerquellen und Verschwendung einschleichen. Mithilfe einer IST-Aufnahme der laufenden Prozesse und eines Prozessmappings werden diese Fehlerquellen und Verschwendungen aufgedeckt.
Während einer Lean-Einführungsphase sind externe Berater sicherlich von Vorteil, langfristig sollte man als Unternehmen auf interne, speziell ausgebildete Lean Service Manager setzen. Der Berater wird mit verschiedenen Lean-Methoden das Unternehmen auf die wichtigen Stellen lenken. Die langfristige Veränderung jedoch kann nur im Unternehmen mit jedem einzelnen Mitarbeiter geschehen.
So unterschiedlich die Menschen sind, so unterschiedlich sind die Unternehmen und Branchen in den sie arbeiten. Lean Service Manager egal in welcher Branche, begleiten und bringen die Umsetzung der Lean-Kultur in Unternehmen voran. Sie sind Methodenexperten und ein Garant einer erfolgreichen Optimierung im Sinne der Lean-Kultur. Denn in jedem Veränderungsprozess ist die Kombination von Erfahrungswissen aus der Organisation mit strukturierten Methoden und Lean-Herangehensweisen ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor.
Das einfühlsame Installieren einer neuen Unternehmenskultur gelingt umso besser, je mehr die bestehende Kultur, die ja ihre lange Geschichte hat, berücksichtigt und einbezogen wird.
Wie können auch Sie von einem Lean Service Manager profitieren?
In Kooperation mit IHK Hessen innovativ haben wir den Zertifikatslehrgang (IHK) zum Lean Service Manager entwickelt. Nutzen Sie die Möglichkeit für ein unverbindliches Beratungsgespräch und vereinbaren Sie Ihren Termin unter www.lean-service-manager.de
Autor: Sebastian Reimer, Lean Service Institute – Friedrichsdorf
